Die Betriebskostenabrechnung rechnet die im Mietvertrag vereinbarten, umlagefähigen laufenden Kosten eines Gebäudes für einen bestimmten Zeitraum (meist ein Kalenderjahr) gegenüber dem Mieter ab. Sie stellt die tatsächlich entstandenen Kosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenüber und weist eine Nachzahlung oder ein Guthaben aus.
Je nach Objekt und Mietvertrag verteilen wir die Kosten:
nach Wohnfläche (häufigster Verteilerschlüssel),
nach Anzahl der Einheiten,
oder nach Personenzahl, sofern für die jeweilige Kostenart vereinbart und sinnvoll (z. B. Wasser, Müll).
Für wen geeignet
Geeignet für private Vermieter einzelner Wohnungen ebenso wie für Mehrfamilienhäuser mit mehreren Mietparteien, auch bei Mieterwechsel oder Leerstand während des Abrechnungszeitraums. Für Eigentümer vermieteter Eigentumswohnungen (Hausgeld-/WEG-Abrechnung) sowie für Gewerbe- und Mischobjekte gibt es eigene Seiten mit den jeweiligen Besonderheiten. Für Hausverwaltungen mit mehreren Objekten gibt es unseren Abrechnungsservice für Hausverwaltungen.
Was in eine Betriebskostenabrechnung gehört
Eine ordnungsgemäße Abrechnung enthält nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs mindestens vier Angaben: die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam und Nachforderungen lassen sich unter Umständen nicht durchsetzen. Alle vier Bestandteile sind in unseren Abrechnungen enthalten.
Welcher Verteilerschlüssel gilt?
Wurde nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die vom Verbrauch abhängen, etwa Wasser bei vorhandenen Zählern, werden nach Verbrauch verteilt. Häufig vereinbart sind außerdem die Anzahl der Personen oder die Anzahl der Wohneinheiten für einzelne Kostenarten. Maßgeblich ist immer, was im Mietvertrag steht.
Rechenbeispiel: So entsteht die Nachzahlung
Eine Wohnung mit 80 m² liegt in einem Haus mit 400 m² Wohnfläche. Ihr Anteil beträgt damit 20 % (80 ÷ 400). Das Haus hatte im Abrechnungsjahr diese Kosten, verteilt nach Wohnfläche:
Gebäudeversicherung 2.400 € → Anteil 480 €
Müllabfuhr 1.200 € → Anteil 240 €
Hausmeister 3.000 € → Anteil 600 €
Der Mieteranteil beträgt zusammen 1.320 €. Hat der Mieter im Jahr 1.200 € Vorauszahlungen geleistet (12 × 100 €), ergibt sich eine Nachzahlung von 120 €. Liegen die Vorauszahlungen höher als der Anteil, erhält der Mieter ein Guthaben.
Häufige Fehler in der Abrechnung
Frist verpasst: Geht die Abrechnung später als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung.
Falscher oder nicht vereinbarter Schlüssel: Der Verteilerschlüssel muss zum Mietvertrag und zu den gesetzlichen Vorgaben passen.
Fehlende Belege: Positionen ohne Beleg können bei einer Prüfung durch den Mieter nicht bestehen.
Mieterwechsel und Leerstand nicht berücksichtigt: Die Kosten müssen zeitanteilig auf die jeweiligen Nutzer verteilt werden.
Heizkosten nicht verbrauchsabhängig: Der Mieter darf seinen Anteil dann um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HKVO). Mehr dazu auf unserer Seite zur Heizkostenabrechnung.
Deutschlandweit, komplett online
Wir erstellen Betriebskostenabrechnungen für Vermieter in ganz Deutschland. Sie reichen Ihre Unterlagen digital ein, eine Checkliste dazu finden Sie unter Benötigte Unterlagen, und erhalten die fertige Abrechnung als PDF inklusive Mieterschreiben.
Fristen im Überblick
12 MonateZeit für den Vermieter, die Abrechnung nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen (§ 556 Abs. 3 BGB).
12 MonateZeit für den Mieter, nach Erhalt der Abrechnung Einwendungen zu erheben.
Häufige Fragen
12
Kann ich die Kosten für die Erstellung der Abrechnung auf den Mieter umlegen?
In der Regel nein. Die Kosten für die Erstellung der Abrechnung zählen zu den Verwaltungskosten und gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
13
Kann ich die Vorauszahlungen nach der Abrechnung anpassen?
Ja. Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage sind die tatsächlichen Kosten des abgerechneten Zeitraums.
14
Fallen zusätzliche Kosten an?
Der Preis von 65 € je Einheit gilt bei ordentlicher, digitaler Einreichung Ihrer Unterlagen. Für Papierunterlagen oder ungeordnete Unterlagen berechnen wir einen Aufpreis.
01
Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
Die Betriebskostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der umlagefähigen laufenden Kosten eines Gebäudes gegenüber dem Mieter. Sie zeigt die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil der jeweiligen Wohnung und den Vergleich mit den geleisteten Vorauszahlungen.
02
Welche Kosten dürfen umgelegt werden?
Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgeführten Kosten, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister oder Gartenpflege. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu.
03
Bis wann muss die Abrechnung erstellt werden?
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen. Danach sind Nachforderungen des Vermieters in der Regel ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
04
Wie lange kann der Mieter der Abrechnung widersprechen?
Der Mieter hat nach Zugang der Abrechnung 12 Monate Zeit, um Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 bis 6 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, sofern der Mieter sie nicht ohne eigenes Verschulden nicht früher geltend machen konnte.
05
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Fehlt zu einer Kostenposition der passende Beleg, kann diese Position nicht angesetzt werden. Deshalb prüfen wir vor der Erstellung, welche Unterlagen vollständig vorliegen, eine Übersicht dazu finden Sie unter „Benötigte Unterlagen“.
06
Kann eine Heizkostenabrechnung mit integriert werden?
Ja. Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung werden bei uns getrennt beauftragt und jeweils 65 € je Einheit berechnet, lassen sich aber problemlos kombinieren. Details dazu finden Sie auf der Seite zur Heizkostenabrechnung.
07
Was passiert bei einem Mieterwechsel oder Leerstand?
Kein Problem. Wir benötigen dazu die genauen Ein- und Auszugsdaten bzw. die Leerstandszeiträume je Einheit. Die Kosten werden dann zeitanteilig auf die jeweiligen Nutzer verteilt.
08
Kann auch eine vermietete Eigentumswohnung abgerechnet werden?
Ja. Erhalten Sie als Eigentümer einer vermieteten Wohnung von Ihrer Hausverwaltung eine Jahres- oder Hausgeldabrechnung, übernehmen wir daraus die für Ihren Mieter relevanten umlagefähigen Positionen und erstellen die Betriebskostenabrechnung.
09
Welche Angaben muss eine Betriebskostenabrechnung enthalten?
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs mindestens: die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Nur dann ist die Abrechnung formell ordnungsgemäß und für den Mieter nachvollziehbar.
10
Nach welchem Schlüssel werden die Kosten verteilt?
Haben Vermieter und Mieter nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die vom erfassten Verbrauch oder der Verursachung abhängen, etwa Wasser bei vorhandenen Zählern, werden nach einem Maßstab verteilt, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt.
11
Darf der Mieter die Belege einsehen?
Ja. Der Mieter hat das Recht, die Originalbelege zur Abrechnung einzusehen. Deshalb sollten Sie alle Rechnungen und Verträge zu den umgelegten Kosten mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist geordnet aufbewahren.
12
Kann ich die Kosten für die Erstellung der Abrechnung auf den Mieter umlegen?
In der Regel nein. Die Kosten für die Erstellung der Abrechnung zählen zu den Verwaltungskosten und gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
13
Kann ich die Vorauszahlungen nach der Abrechnung anpassen?
Ja. Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage sind die tatsächlichen Kosten des abgerechneten Zeitraums.
14
Fallen zusätzliche Kosten an?
Der Preis von 65 € je Einheit gilt bei ordentlicher, digitaler Einreichung Ihrer Unterlagen. Für Papierunterlagen oder ungeordnete Unterlagen berechnen wir einen Aufpreis.
01
Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
Die Betriebskostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung der umlagefähigen laufenden Kosten eines Gebäudes gegenüber dem Mieter. Sie zeigt die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil der jeweiligen Wohnung und den Vergleich mit den geleisteten Vorauszahlungen.
02
Welche Kosten dürfen umgelegt werden?
Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgeführten Kosten, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister oder Gartenpflege. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu.
03
Bis wann muss die Abrechnung erstellt werden?
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen. Danach sind Nachforderungen des Vermieters in der Regel ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
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